Les conflits de vérification
Cette fonctionnalité a été implémentée dans le logiciel à partir de la version 0.24, et améliorée à partir de la version 0.25.
Elle ne concerne que les plateformes ayant des autorisations activées et utilisant la représentation d'utilisateur. Si vous avec reçu un mail "Échec lors de la tentative de vérification d'un participant", alors cette fonctionnalité vous concerne.
De quoi s'agit-il ?
Cette fonctionnalité de vérification des conflits utilisateur est liée à deux autres fonctionnalités : la représentation d'utilisateur et les autorisations. Cette situation est donc très rare, puisqu'elle nécessite la conjonction des événements suivants :
- Une autorisation directe est active sur la plateforme,
- Les administrateur·ices utilisent la fonctionnalité de représentation d'utilisateur·ice,
- L'utilisateur·ice représenté·e se crée un compte,
- L'utilisateur·ice cherche à voir son compte vérifié avec la même autorisation qu'un utilisateur·ice représenté précédent.
La plupart du temps, il s'agira de comptes spam qui remplissent ces autorisations. En revanche, il faut être vigilant car en cas de véritable utilisateur·ice, cela peut empêcher leur participation sur une fonctionnalité nécessitant cette vérification.
Pour représenter des utilisateur·ices, une autorisation directe doit forcément être activée. Dans l'exemple suivant, il s'agira de l'autorisation appelée "Formulaire de vérification d'identité", qui demande la complétion d'un numéro unique pour pouvoir représenter un·e nouvel·le utilisateur·ice ou un·e utilisateur·ice existant. Comme vous allez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, le numéro unique n'est pas forcément composé de chiffres.
Nous vous recommandons de conserver ce numéro unique, numéro de téléphone ou autre moyen de vérification en cas de besoin afin de pouvoir représenter l'utilisateur·ice de nouveau. En effet, vous ne pourrez plus représenter cet·te utilisateur·ice si vous ne saisissez pas les bonnes informations !
Dans cet exemple, l'administrateur·ice crée un·e nouvel·le utilisateur·ice représenté·e, en lui attribuant un numéro unique. Après avoir cliqué sur le bouton "Représenter", l'administrateur·ice peut agir au nom de l'utilisateur·ice qu'il représente à travers une session dédiée. Une fois les actions effectuées au nom de l'utilisateur·ice, l'administrateur·ice peut fermer la session et revient sur l'espace d'administration.
Imaginons maintenant que l'utilisateur·ice qui avait été représenté, ici "Marie test", veuille revenir sur la plateforme et se crée un compte via le formulaire d'inscription. Il·elle pourra alors demander à compléter son autorisation dans l'onglet "Autorisations" de son compte utilisateur.
En souhaitant entrer le même numéro unique, alors l'utilisateur·ice se voit refuser la validation de son autorisation. Un mail est alors envoyé aux administrateur·ices de la plateforme pour leur signaler ce conflit, entre un utilisateur·ice qui était représenté·e avec un certain numéro unique, et un·e utilisateur·ice qui souhaite remplir une autorisation avec ce même numéro.
Pourquoi cette fonctionnalité ?
Pour des raisons de sécurité, les éditeur·ices du logiciel souhaitent être très prudent·es dans ces cas de figure, et souhaitent qu'un administrateur·ice examine ces vérifications. Comme vous pouvez le voir, cela dépend beaucoup du type de vérifications que vous avez activé dans votre organisation, dans la plupart des cas ce comportement n'arrivera pas.
Avant cette fonctionnalité, en tant que nouvel·le utilisateur·ice enregistré·e non vérifié·e qui a été géré·e dans le passé, lorsque je souhaitais faire vérifier mon compte, je ne pouvais pas le faire après avoir été représenté·e car je recevais une erreur de type "Un·e participant·e est déjà autorisé·e avec les mêmes données", alors qu'il s'agissait de moi. Cette fonctionnalité permet maintenant, lorsque j'essaie de me vérifier en tant qu'utilisateur·ice, de recevoir un message disant qu'un·e administrateur·ice va me contacter.
L'idée est que l'administrateur·ice me demande de lui envoyer l'adresse électronique que je veux utiliser et supprime le·la nouvel·le utilisateur·ice. L'administrateur·ice peut alors promouvoir l'ancien·ne utilisateur·ice en lui attribuant mon adresse électronique.
Comment gérer un conflit de vérification ?
En tant qu'administrateur·ice, lorsque je reçois un mail m'invitant à gérer ce type de conflit, je peux cliquer sur le lien me conduisant à la liste des conflits de vérification dans l'espace administrateur.
Je peux ainsi voir la liste des conflits, avec le nom de l'utilisateur·ice inscrit·e, celui de la personne qui avait été représentée, le nombre de tentatives de vérification avec le même numéro unique ainsi que le statut du conflit (résolu ou non). En cliquant sur le bouton d'action "Transfert", je peux opérer un transfert de compte.
Sur cet écran, je peux consulter sur la colonne du milieu le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur·ice inscrit·e qui a essayé de se faire vérifier avec le numéro unique de l'utilisateur·ice représenté·e, dont le nom apparaît sur la colonne de droite.
Pour finaliser le transfert des comptes, il me faut remplir les champs suivants :
- Raison : Pourquoi je souhaite opérer le transfert
- E-mail : L'e-mail de l'utilisateur·ice
L’administrateur·ice peut alors choisir de transférer l’adresse e-mail du compte créé lors de l’inscription vers le compte de l’utilisateur·ice représenté·e. Après avoir cliqué sur le bouton "Transfert" les adresses e-mails des deux comptes sont automatiquement mises à jour.
⚠️ Le compte utilisateur créé via le formulaire d’inscription est ainsi supprimé, et le compte de l’utilisateur·ice représenté·e devient le véritable compte de référence.
C’est une manière de promouvoir l’utilisateur·ice représenté·e en lui attribuant une adresse e-mail et en lui transférant les données du nouveau compte. Lors de ses prochaines connexions, l’utilisateur·ice pourra se connecter avec son e-mail et son mot de passe, et accéder directement à son compte finalisé.