👯‍♀️ Représenter un utilisateur

La fonction “Utilisateur représenté” permet de contribuer sur la plateforme au nom d’une personne, soit qui a déjà un compte, soit qui n’a pas encore de compte.

⚠️ Cette option n’apparaît pas par défaut : il faut nous demander au préalable de la configurer.

Pour accéder au tableau de bord des utilisateurs représentés, il faut se rendre dans le menu “Utilisateurs” > “Utilisateurs représentés” puis cliquer sur “Représenter un nouvel utilisateur”.

Vous accédez à la liste de tous les utilisateur·ices déjà inscrit·es sur la plateforme (statut : “Non représenté”) et de tous les utilisateur·ices représenté·es créé·es, le cas échéant (statut : “Représenté”).

• Représenter un·e utilisateur·ice non-inscrit·e :

Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous recueillez des propositions en présentiel et que vous souhaitez les ajouter à un espace participatif en direct alors que les participant·es n’ont pas les outils informatiques pour créer et valider leur compte (exemple : lors d’une réunion publique, sur un stand ou lors d’un micro-trottoir).

Pour créer un utilisateur représenté, cliquez sur “Représenter un nouvel utilisateur”.

Un formulaire s’affiche, avec les champs suivants :

• Nom : nom de l’utilisateur·ice qu’il pourra changer par la suite s’il valide son compte.
• Numéro unique : cela peut être le numéro d’un formulaire, de sa pièce d’identité, etc. Il est primordial de noter en dehors de la plateforme quel numéro unique est associé à chaque utilisateur représenté si vous voulez pouvoir représenter de nouveau cet·te utilisateur·ice par la suite (explication ci-dessous).

Une fois l’utilisateur représenté créé, on accède directement à sa session qui reste ouverte 30 minutes. Un bandeau en haut de la fenêtre indique que vous agissez en tant que l’utilisateur X.

Lors d’un dépôt de proposition, rien n’indique que l’auteur d’une proposition est un utilisateur représenté. Puisqu’il n’a pas d’adresse mail enregistrée, l’utilisateur représenté ne reçoit pas de notification quand un·e autre utilisateur·ice suit/commente sa proposition et il est impossible de créer une conversation avec un utilisateur représenté.

Lorsque vous avez terminé, vous devez “Fermer la session” (bouton en haut dans le bandeau). Vous revenez dans le menu des utilisateurs représentés.

Vous pouvez représenter de nouveau un utilisateur représenté déjà créé. Pour cela, cliquez sur l’icône “Porte” à droite et renseignez le numéro unique de l’utilisateur·ice. Si le nom et le numéro unique ne correspondent pas, il vous sera impossible de représenter l’utilisateur·ice.

Il est également possible de promouvoir un utilisateur représenté en utilisateur standard - c’est-à-dire qu’il aura un compte normal sur la plateforme. Pour ce faire, cliquez sur l’icône “Fanion”.

Vous devez ensuite renseigner son e-mail (n’oubliez pas de lui demander dans vos formulaires ou lorsqu’il/elle est devant vous !).

Il recevra un e-mail avec un lien l’invitant à se créer un compte. Une fois son compte créé, le statut de l’utilisateur·ice changera en “Non représenté” (c’est-à-dire qu’il sera devenu un utilisateur standard).

Enfin, vous pouvez accéder à l’historique de l’ouverture de session par utilisateur·ice en cliquant sur l’icône “Horloge” à droite.

• Représenter un·e utilisateur·ice déjà inscrit·e :

Decidim offre également la possibilité pour un administrateur·ice de représenter un·e utilisateur·ice déjà inscrit·e sur la plateforme.

Vous devez renseigner une raison de l’utilisation de l’identité ainsi qu’un numéro unique.

Le fonctionnement reste ensuite le même que pour un utilisateur représenté.