Les conflits de vérification
Cette fonctionnalité a été implémentée dans le logiciel à partir de la version 0.24, et améliorée à partir de la version 0.25.
Elle ne concerne que les plateformes ayant des autorisations activées et utilisant la représentation d'utilisateur. Si vous avec reçu un mail "Echec lors de la tentative de vérification d'un participant", alors cette fonctionnalité vous concerne.
De quoi s'agit-il ?
Cette fonctionnalité de vérification des conflits utilisateur est liée à deux autres fonctionnalités : la représentation d'utilisateur et les autorisations. Cette situation est donc très rare, puisqu'elle nécessite la conjonction des événements suivants :
- Une autorisation directe est active sur la plateforme,
- Les administrateurs utilisent la fonctionnalité de représentation d'utilisateur,
- L'utilisateur représenté se crée un compte,
- L'utilisateur cherche à voir son compte vérifié avec la même autorisation qu'un utilisateur représenté précédent.
La plupart du temps, il s'agira de comptes spam qui remplissent ces autorisations. En revanche, il faut être vigilant car en cas de véritable utilisateur, cela peut empêcher leur participation sur une fonctionnalité nécessitant cette vérification.
Pour représenter des utilisateurs, une autorisation directe doit forcément être activée. Dans l'exemple suivant, il s'agira de l'autorisation appelée "Formulaire de vérification d'identité", qui demande la complétion d'un numéro unique pour pouvoir représenter un nouvel utilisateur ou un utilisateur existant. Comme vous allez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, le numéro unique n'est pas forcément composé de chiffres.
Nous vous recommandons de conserver ce numéro unique, numéro de téléphone ou autre moyen de vérification en cas de besoin afin de pouvoir représenter l'utilisateur de nouveau. En effet, vous ne pourrez plus représenter cet utilisateur si vous ne saisissez pas les bonnes informations !
Dans cet exemple, l'administrateur crée un nouvel utilisateur représenté, en lui attribuant un numéro unique "test-verification". Après avoir cliqué sur le bouton "Représenter", l'administrateur peut agir au nom de l'utilisateur qu'il représente à travers une session dédiée. Une fois les actions effectuées au nom de l'utilisateur, l'administrateur peut fermer la session et revient sur l'espace d'administration.
Imaginons maintenant que l'utilisateur qui avait été représenté, ici "Pauline test", veuille revenir sur la plateforme et se crée un compte via le formulaire d'inscription. Il ou elle pourra alors demander à compléter son autorisation dans l'onglet "Autorisations" de son compte utilisateur. 
En souhaitant entrer le même numéro unique, alors l'utilisateur se voit refuser la validation de son autorisation. Un mail est alors envoyé aux administrateurs de la plateforme pour leur signaler ce conflit, entre un utilisateur qui était représenté avec un certain numéro unique, et un utilisateur qui souhaite remplir une autorisation avec ce même numéro.
Pourquoi cette fonctionnalité ?
Pour des raisons de sécurité, les éditeurs du logiciel souhaitent être très prudents dans ces cas-là, et souhaitent qu'un administrateur examine ces vérifications. Comme vous pouvez le voir, cela dépend beaucoup du type de vérifications que vous avez activé dans votre organisation, dans la plupart des cas ce comportement n'arrivera pas.
Avant cette fonctionnalité, en tant que nouvel utilisateur enregistré non vérifié qui a été géré dans le passé, lorsque je souhaitais faire vérifier mon compte, je ne pouvais pas le faire après avoir été représenté car je recevais une erreur de type "Un participant est déjà autorisé avec les mêmes données", alors qu'il s'agissait de moi. Cette fonctionnalité permet maintenant, lorsque j'essaie de me vérifier en tant qu'utilisateur, de recevoir un message disant qu'un administrateur va me contacter.
L'idée est que l'administrateur me demande de lui envoyer l'adresse électronique que je veux utiliser et supprime le nouvel utilisateur. L'administrateur peut alors promouvoir l'ancien utilisateur en lui attribuant mon adresse électronique.
Comment gérer un conflit de vérification ?
En tant qu'administrateur, lorsque je reçois un mail m'invitant à gérer ce type de conflit, je peux cliquer sur le lien me conduisant à la liste des conflits de vérification dans l'espace administrateur.
Je peux ainsi voir la liste des conflits, avec le nom de l'utilisateur inscrit, celui de l'utilisateur qui avait été représenté, le nombre de tentatives de vérification avec le même numéro unique ainsi que le statut du conflit (résolu ou non). En cliquant sur le bouton d'action "Transfert", je peux opérer un transfert de compte.
Sur cet écran, je peux consulter sur la colonne du milieu le nom et l'adresse email de l'utilisateur inscrit qui a essayé de se faire vérifier avec le numéro unique de l'utilisateur représenté, dont le nom apparaît sur la colonne de droite.
Pour finaliser le transfert des comptes, il me faut remplir les champs suivants :
- Raison : Pourquoi je souhaite opérer le transfert
- Email : L'email de l'utilisateur
Dans la capture ci-dessous, l'administrateur a choisi de transférer l'adresse mail de l'utilisatrice "Pauline test" au compte de l'utilisateur représenté "Pauline test". Après avoir cliqué sur le bouton "Transfert", les adresses mails de ces deux comptes ont donc évolué de la manière suivante.
⚠️ Le compte utilisateur créé via le formulaire d'inscription est ainsi supprimé, et le compte de l'utilisateur représenté devient le véritable compte de l'utilisateur.
C'est une manière de promouvoir l'utilisateur représenté en lui attribuant une adresse mail, et donc en lui transférant les données du nouveau compte.
Lors de ses prochaines connexions, l'utilisateur en question pourra se connecter avec son mail et son mot de passe et accèdera à son compte d'utilisateur représenté, dorénavant finalisé !