👷 Créer une rencontre

Créer une rencontre

Une fois que le module Rencontres a été configuré, vous pouvez créer des rencontres. Pour cela, cliquez sur l'onglet “ Rencontres” dans le sous-menu à gauche. 

Sur cette fenêtre, via le bouton Tout exporter, il vous est possible d’exporter la liste des rencontres, des commentaires et des réponses aux sondages aux formats CSV, JSON ou EXCEL. 

Les icônes du tableau de bord des rencontres permettent d’effectuer les actions suivantes :

1. ✓ / ╳ : Publier / Dépublier la rencontre
2. 👁️ : Visualiser la rencontre
3. 📋 : Dupliquer la rencontre
4. 👥 : Gérer les inscriptions
5. ✏️ : Editer la rencontre
6. 🗓️ : Créer un ordre du jour
7. 🟰 : Gérer le sondage
8. 🔒 : Clore la rencontre
9. 🗂️ : Gérer les dossiers de pièce jointe
10. 📎 : Gérer les pièces jointes
11. 🔑 : Gérer les autorisations
12. ❌ : Supprimer la rencontre

Pour créer une rencontre, cliquez sur “ Nouvelle réunion”, puis l’écran de création/édition d’une rencontre s’ouvre. Les champs à renseigner sur ce formulaire sont les suivants :

• Le Titre* de la rencontre
• Description* : attention, pour que votre rencontre s'affiche bien sur la carte, ne chargez pas trop ce champ et privilégiez les autres fonctionnalités du module Rencontres pour ajouter des informations (agenda, compte-rendu, etc).
• Type de rencontre : Ici,  vous pouvez spécifier la nature de votre rencontre : 
  • En présentiel : Cela vous permettra de renseigner une adresse géocodée, un lieu et des indicateurs d'emplacement.
  • En ligne : Cela vous permettra de renseigner des indicateurs d'emplacement ainsi qu'une URL de visioconférence.
  • Hybride : Cela vous permettra de renseigner une adresse géocodée, un lieu, des indicateurs d'emplacement ainsi qu'une URL de visioconférence.
• Adresse* : numéro, nom de rue, code postal et ville (⚠️ il faut strictement respecter ce format). Les adresses sont ensuite géocodées via le service here.com qui utilise les fonds de cartes fournis par Open Street Map.
• Lieu* : nom du bâtiment, de la salle de réunion, etc.
• Indicateurs d'emplacement : Si besoin, des informations sur comment accéder à la salle (par exemple, “Utiliser l’accès sud”, code de la visioconférence), etc.
• URL de la rencontre : Lien permettant aux participants de se connecter directement à votre réunion en ligne.
• Iframe embed type : 
  • Intégrer à la page de la rencontre : l'outil de visioconférence sera affiché en iframe directement dans la page rencontre.
  • Ouvrir la page de l'événement en direct (avec sondages facultatifs) : les utilisateurs pourront cliquer sur un bouton 10 minutes avant le début de la rencontre pour s'y connecter et accéder à une page dédiée intégrant à la fois la rencontre et un outil de sondage (configurable via le bouton "🟰 : Gérer le sondage")
  • Ouvrir le lien dans un nouvel onglet : les utilisateurs pourront cliquer sur un bouton 10 minutes avant le début de la rencontre pour s'y connecter et accéder directement au service.
• Iframe embed level : Permet d'autoriser l'accès au lien de la rencontre à certains types d'utilisateurs uniquement : 
  • Tous les visiteurs : Tous les visiteurs de la plateforme pourront accéder au lien.
  • Les participants inscrits uniquement : Les utilisateurs connectés pourront accéder au lien.
  • Participants inscrits à cette rencontre : Uniquement les utilisateurs inscrits à la rencontre sur cette plateforme pourront accéder au lien.
• Date et heure de début et de fin
• Catégorie, si pertinente (exemple : une rencontre limitée aux projets liés aux écoles dans un budget participatif généraliste).
• Type d'inscription : 
  • Inscription désactivée : Les utilisateurs ne verront pas de bouton pour s'inscrire.
  • Sur cette plateforme : Les utilisateurs pourront cliquer sur un bouton pour s'inscrire. Indiquez le nombre de places disponibles pour cette rencontre, et lorsque ce nombre aura été atteint, le bouton sera désactivé pour les nouvelles personnes tentant de s'inscrire.
    Si vous activez cette option, rappelez-vous d'aller également activer les inscriptions en cliquant sur le bouton " 👥 : Gérer les inscriptions"
  • Sur une autre platefome : Indiquez l'URL du service d'inscription externe, afin que les utilisateurs soient redirigés vers cette plateforme lorsqu'ils souhaitent s'inscrire.

Vous pouvez également cocher l'option " Rencontre privée" afin que seuls les membres invités puissent s'y inscrire. Une fois cette option activée, vous pouvez choisir de rendre ou non cette rencontre visible pour les non-membres. 

Vous pouvez aussi cocher la case " Personnaliser l'email d'inscription", pour avoir accès un éditeur de texte riche qui apparaîtra au centre de l'e-mail de confirmation d'inscription à la rencontre (et juste après le code d'inscription si celui-ci a été activé dans la configuration de la fonctionnalité).

Il est également possible d' activer les commentaires sur la rencontre. Pour les autoriser indéfiniment, ne renseignez pas de date et heure de début et de fin. Vous pouvez également les activer pour une durée déterminée en remplissant ces champs.

Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des services pour informer les utilisateurs de la présence d'un certain nombre de services (ex : garderie, accès handicapé, etc.). 

Exemples de rencontres

La rencontre ci-dessous est une rencontre hybride, avec lien de la rencontre intégré à la page de la rencontre, avec 60 places disponibles et inscriptions sur le plateforme. Les commentaires sont désactivés.

La rencontre ci-dessous est une rencontre hybride, avec ouverture du lien de la rencontre en ligne dans un nouvel onglet, avec 60 places disponibles et inscriptions sur le plateforme. Les commentaires sont également activés.