👷 Créer une rencontre

Créer une rencontre

Une fois que le module Rencontres a été configuré, vous pouvez créer des rencontres. Pour cela, cliquez sur l'onglet “ Rencontres” dans le sous-menu à gauche. 

Sur cette fenêtre, via le bouton Exporter, il vous est possible d’exporter la liste des rencontres et des commentaires aux formats CSV, JSON ou EXCEL. 

Les icônes du tableau de bord des rencontres permettent d’effectuer les actions suivantes :

Pour créer une rencontre, cliquez sur “ Nouvelle réunion”, puis l’écran de création/édition d’une rencontre s’ouvre :

Les champs à renseigner sont :

• Le Titre* de la rencontre
• Description* : attention, pour que votre rencontre s'affiche bien sur la carte, ne chargez pas trop ce champ et privilégiez les autres fonctionnalités du module Rencontres pour ajouter des informations (agenda, compte-rendu, etc).
• Type de rencontre : Ici,  vous pouvez spécifier la nature de votre rencontre : 
  • En présentiel : Cela vous permettra de renseigner une adresse géocodée, un lieu et des indicateurs d'emplacement.
  • En ligne : Cela vous permettra de renseigner des indicateurs d'emplacement ainsi qu'une URL de visioconférence.
  • Hybride : Cela vous permettra de renseigner une adresse géocodée, un lieu, des indicateurs d'emplacement ainsi qu'une URL de visioconférence. .
• Adresse* : numéro, nom de rue, code postal et ville (⚠️ il faut strictement respecter ce format). Les adresses sont ensuite géocodées via le service here.com qui utilise les fonds de cartes fournis par Open Street Map.
• Lieu* : nom du bâtiment, de la salle de réunion, etc.
• Indicateurs d'emplacement : Si besoin, des informations sur comment accéder à la salle (par exemple, “Utiliser l’accès sud”, code de la visioconférence), etc.
• URL de la rencontre : Lien permettant aux participants de se connecter directement à votre réunion en ligne.
• Date de début et date de fin.
• Catégorie, si pertinente (exemple : une rencontre limitée aux projets liés aux écoles dans un budget participatif généraliste).
• Type d'inscription : 
  • Inscription désactivée : Les utilisateurs ne verront pas de bouton pour s'inscrire
  • Sur cette plateforme : Indiquez le nombre de places disponibles pour cette rencontre
  • Sur une autre platefome : Indiquez l'URL du service d'inscription externe, afin que les utilisateurs soient redirigés vers cette plateforme lorsqu'ils souhaitent s'inscrire

Vous pouvez également cocher l'option " Rencontre privée" afin que seuls les membres invités puissent s'y inscrire. Une fois cette option activée, vous pouvez choisir de rendre ou non cette rencontre visible pour les non-membres. Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des services pour informer les utilisateurs de la présence d'un certain nombre de services (ex : garderie, accès handicapé, etc.).