📣 L'espace Assemblées

Une Assemblée permet de créer un groupe de membres d'une organisation qui se réunissent périodiquement pour prendre des décisions concernant un domaine spécifique. Les Assemblées peuvent être privées ou publiques. Si elles sont publiques, il est possible d'y participer (par exemple: ajouter des points à l'ordre du jour ou commenter les propositions et décisions prises par cet organe).

Elles se distinguent des Concertations en ce qu’elles ne sont pas structurées en étapes. Ainsi, les fonctionnalités qui y sont déployées se comportent de la même manière tout le long de la vie d’une Assemblée. Les fonctionnalités qui peuvent être déployées sont les mêmes que dans les Concertations, c’est pourquoi nous ne présenterons ici que les différences notables entre les Concertations et les Assemblées.

Exemples: Une assemblée générale (qui se réunit une fois par an pour définir les principaux axes d'action de l'organisation ainsi que ses organes exécutifs par vote), un conseil consultatif sur l'égalité (qui se réunit tous les deux mois pour formuler des propositions sur la manière d'améliorer les relations entre les hommes et les femmes). dans l’organisation), une commission d’évaluation (qui se réunit tous les mois pour contrôler un processus) ou un organisme de garantie (qui collecte des incidents, des abus ou des propositions pour améliorer les processus décisionnels).

Renseigner les informations d’une assemblée

Afin de vous guider dans la configuration d'une assemblée, nous vous présentons pas-à-pas à quoi correspondent les différents champs sur le back-office, et à quels éléments ils renvoient sur les pages de présentation d'une assemblée. Ceux qui demandent une explication donnent lieu à une description.
NB : Dans les versions précédentes de Decidim, nous appelions ces espaces des “Agora”.

Pour créer une assemblée, vous devez vous rendre dans l'onglet "Assemblées". Vous accédez alors à la page de gestion des assemblées. Appuyez sur "Nouvelle assemblée". Une assemblée créée est ensuite éditable dans le sous-menu "Information" de l'assemblée, ou en cliquant sur l'icône "Crayon" sur la page de gestion des assemblées.

Informations générales

Dans le premier encadré, intitulé " Informations générales", vous pouvez paramétrer le Titre de votre assemblée, son Sous-Titre, son identifiant URL, un hashtag, un résumé, et une description pour votre assemblée.

Pour le résumé, il est important de rédiger un texte assez court et de tenir compte de sa présence dès la page d’accueil. C’est la deuxième information que l’utilisateur verra après le titre du processus participatif. Il faut donc veiller à ce que le contenu soit pertinent et assez général.

La description est le principal contenu de présentation du contexte, des objectifs et des modalités de votre processus participatif. Il faut donc le rendre le plus clair et le plus attractif possible (ni trop imprécis ni trop long). L’éditeur de texte étant encore limité sur Decidim, voici quelques conseils pour y parvenir :

Vous pouvez mettre des titres afin de rendre le texte plus structuré et donc plus lisible pour les utilisateurs de la plateforme.
Vous pouvez également mettre des liens hypertexte afin de faire des références à des ressources de votre choix. Il peut s’agir de pages/contenus de la plateforme comme une charte, une FAQ, ou le lien direct vers le formulaire de dépôt de proposition ou de réponse à une enquête.
Vous pouvez intégrer une image en la glissant-déposant depuis le bureau de votre ordinateur ou depuis n’importe quelle page web. Attention : il n’est pas possible de choisir la taille et le centrage de l’image (nous consulter en cas de question).

Vous pouvez également éditer le but de l'action de l'assemblée, sa composition ainsi que son organisation interne. Ci-dessous, vous pouvez observer les différents textes paramétrés sur la page de présentation de l'assemblée.

Durée de l'assemblée

Il vous faut ensuite configurer la durée de votre assemblée dans l'encadré "Durée". Ainsi, vous pouvez entrer la date de création de l'assemblée, la date de son intégration à la plateforme (si l'assemblée préexistait à la plateforme), la durée de vie de l'assemblée (s'il y a lieu de la remplir), la date de clôture de l'assemblée ainsi que la raison de sa clôture.

Ces informations relatives à la durée de l'espace Assemblées seront consultables par l'utilisateur dans l'encadré à droite de la page de présentation de l'assemblée (voir ci-dessous).

Les images

L'encadré suivant, intitulé "Images", vous permet de personnaliser les images de votre assemblée. L' image de la page d'accueil est l’image présente en vignette sur la page d'accueil de votre plateforme. La plateforme adapte en permanence l’image à la taille de l’écran, en conservant toujours le centre de l’image comme repère. Par conséquent, il est conseillé de choisir des images grand format proches du carré (par exemple en 800x800 px avec les éléments essentiels autour du centre plutôt que sur les bords).

L' image d'en-tête correspond à l'image présente dans l'espace de l'assemblée, dans la bannière comprenant le titre, le hashtag et le sous-titre.

Les filtres

L'encadré "Les filtres" vous permet de choisir d'activer ou non les périmètres d'application. Paramétrés préalablement dans l"onglet " Paramètres" de l'espace administrateur, ceux-ci vous permettent d'associer une assemblée à un périmètre d'application particulier.

Les métadonnées

Les métadonnées permettent de renseigner les utilisateurs sur le périmètre de l'assemblée. Elles s'affichent sur l'espace utilisateur dans un encadré à droite de la page de présentation.

Ici, vous pouvez donc indiquer aux utilisateurs ce qui est décidé par les membres de l'assemblée, le mode de prise de décision, l'échelle de l'assemblée (municipale, régionale, nationale, européenne, etc.), le groupe initiateur, la zone d'organisation et les participants de l'espace. Sur l'espace utilisateur, ces informations se déploient de la manière suivante :

Les membres

Vous pouvez renseigner les membres qui composent votre assemblée. et reflètent sa structure organisationnelle. Il peut s'agir d'utilisateur inscrits sur la plateforme ou non. Cette liste s'affichera alors dans un onglet sur l'assemblée.

Voici comment se présente la liste des membres sur la page publique de l'assemblée

Visibilité

L'encadré "Visibilité" vous permet de lier votre assemblée à une "Assemblée parente".

Cette fonctionnalité vous permet de constituer des sous-assemblées dans une même assemblée ( pour plus d'informations sur les assemblées parentes, veuillez vous référer à la dernière partie de cet article).

⚠️Pour éviter un bug d'affichage respectée deux conditions :

ne sélectionnez pas l'assemblée sur laquelle vous travaillez;
ne sélectionnez pas une assemblée fille de l'assemblée sur laquelle vous travaillez;

Le bouton " Mise en avant" permet d'épingler l'assemblée en haut de page dans la page d’index de toutes les assemblées et de l'afficher en première vignette sur la page d’accueil de la plateforme. Vous pouvez également transformer votre assemblée en une assemblée privée en cochant "Espace privé". Tous les utilisateurs pourront voir la concertation mais seuls les utilisateurs que vous aurez ajouté en tant qu'utilisateurs privés à l'espace pourront effectivement contribuer. Si vous cochez "Visible par les non-membres", votre assemblée sera visible de tous mais seul les utilisateurs invités pourront participer (déposer des propositions, voter etc.)

Autres

Dans l'encadré "Autres", vous pouvez désigner un créateur de l'assemblée (le conseil municipal, le public ou autres), un type d'assemblée (gouvernement, groupe de travail, etc.), associer des concertations à votre assemblée si nécessaire, mais également ajouter des liens vers les réseaux sociaux que vous souhaitez. vous pouvez ajouter des redirections vers vos réseaux sociaux Twitter, Facebook, Instagram, Youtube et Github dans le pied de page de Decidim. Attention : vous ne devez renseigner que le suffixe /nom-du-compte (et non la totalité de l'url https://twitter.com/nom-du-compte). Ces liens s'afficheront dans l'encadré regroupant les informations sur votre assemblée.

Enfin vous pouvez choisir d'activer ou non le bouton "Afficher les statistiques".

Ajouter des utilisateurs privés

Pour ajouter des utilisateurs privés à une assemblée, il est nécessaire d'entrer manuellement les membres qui seront amenés à faire partie de l'assemblée. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Assemblées" de l'espace d'administration, puis dans " Utilisateurs privés".

Sur cet espace, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs privés de l'assemblée, ainsi que leurs emails et les dates d'envoi et d'acceptation des invitations. Pour chaque membre, vous pouvez renvoyer une invitation en cliquant sur l'icône "Renvoyer l'invitation" ou supprimer son accès à l'assemblée en cliquant sur l'icône "Supprimer". Pour inviter un nouvel utilisateur à faire partie de l'assemblée, cliquez sur "Nouveau utilisateur de l'espace participatif".

Dans cet espace, entrez le Nom et l'email de la personne que vous souhaitez ajouter à l'assemblée, puis cliquez sur "Créer". L'utilisateur recevra alors un email l'invitant à se connecter ou à créer un compte sur la plateforme. Cette invitation est valable 15 jours. Cependant, l’administrateur de l’assemblée peut renvoyer une invitation aux membres qui n’auraient pas confirmé leur compte dans ce délai, en appuyant sur l’icône “Renvoyer”.

Les utilisateurs privés sont les seuls à pouvoir participer dans cette assemblée.

Créer une sous-assemblée

Decidim vous offre la possibilité si vous le souhaitez de créer des sous-assemblées, afin de clarifier la configuration de vos différents espaces pour les utilisateurs. Comme nous l'avons vu plus haut, lors de la configuration d'une assemblée, l'encadré "Visibilité" offre la possibilité de lier l'assemblée nouvellement créée à une autre assemblée, en remplissant le champ " Assemblée parente" :

Cette fonctionnalité vous permet d'ordonner vos assemblées et de rendre leur organisation plus lisible pour les utilisateurs. Elle se traduit sur l'espace utilisateur de plusieurs manières. Tout d'abord, sur la page de présentation de la sous-assemblée, un lien automatique - au dessus du texte de résumé - renvoie à l'assemblée parente.

De plus, sur la page de présentation de l'assemblée parente, les sous-assemblées paramétrées apparaissent en bas de page.

Enfin, le paramétrage de sous-assemblées permet l'affichage automatique d'un organigramme sur la page d'accueil de l'espace Assemblées :

Dans l'onglet " Assemblées", comme nous avons pu le voir dans l'article "Créer/Modifier/Dupliquer un espace", plusieurs options sont disponibles :

Dupliquer une assemblée
Editer les informations d'une assemblée
Visualiser les sous-assemblées
Obtenir un aperçu de l'assemblée sur l'espace utilisateur

En cliquant sur l'icône "Assemblée" (3), vous accédez au sous-espace ci-dessous :

C'est sur cet espace que vous pouvez suivre les assemblées que vous avez préalablement associées à une assemblée parente. Dans cet exemple, l'assemblée parente est "[Exemple de suivi du conseil de quartier] Quartier de la Gare", et la sous-assemblée est "Sous-assemblée". Vous pouvez dupliquer, éditer et visualiser les sous-assemblées créées.