💬 L'espace Concertations

Renseigner les informations d’une concertation

Afin de vous guider dans la configuration d'une concertation, nous vous présenterons pas-à-pas à quoi correspondent les différents champs sur le back-office, et à quels éléments ils renvoient sur les pages de présentation d'une concertation. Ceux qui demandent une explication donnent lieu à une description.

Pour créer une concertation, vous devez vous rendre dans l'onglet " Concertations". Vous accédez alors à la page de gestion des concertations. Pour créer une nouvelle concertation, appuyez sur "Nouvelle concertation". Une concertation créée est ensuite éditable dans le sous-menu "Information" de la concertation. 

Informations générales

Dans le premier encadré, intitulé "Informations générales", vous pouvez paramétrer le Titre de votre concertation, son Sous-Titre, son identifiant URL, un hashtag, le résumé, la description et le message d’annonce de votre concertation. 

Pour le résumé, il est important de rédiger un texte assez court et de tenir compte de sa présence dès la page d’accueil. C’est la deuxième information que l’utilisateur verra après le titre du processus participatif. Il faut donc veiller à ce que le contenu soit pertinent et assez général. Le texte du résumé est affiché par défaut dans une police légèrement plus grosse que la description.

La description est le principal contenu de présentation du contexte, des objectifs et des modalités de votre processus participatif. Il faut donc le rendre le plus clair et le plus attractif possible (ni trop imprécis ni trop long).  Idéalement, le texte doit contenir un message d'accueil incitatif, un rappel du contexte, des modalités de contribution, un calendrier succinct (et un lien vers la page des étapes) ainsi qu'une adresse de contact en cas de question (ou renvoi vers la FAQ). 

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Vous pouvez mettre des titres afin de rendre le texte plus structuré et donc plus lisible pour les utilisateurs de la plateforme.
• Vous pouvez également mettre des liens hypertexte afin de faire des références à des ressources de votre choix. Il peut s’agir de pages/contenus de la plateforme comme une charte, une FAQ, ou le lien direct vers le formulaire de dépôt de proposition ou de réponse à une enquête.
• Vous pouvez intégrer une image en la glissant-déposant depuis le bureau de votre ordinateur ou depuis n’importe quelle page web. Attention : il n’est pas possible de choisir la taille et le centrage de l’image et il est recommandé d’utiliser le navigateur Firefox pour y parvenir(nous consulter en cas de question).

L’annonce est un champ qui va s’afficher dans un encadré coloré en haut des pages “Présentation” ou des différentes fonctionnalités. Il est très utile pour indiquer une actualité importante sur le déroulement du processus ou rappeler les règles de contribution (exemple : une date, une heure ou une annonce d’ouverture/fermeture d’une enquête liée à l’étape en cours). Privilégiez des messages d’annonce courts afin de rendre l’information percutante et de ne pas envahir l’utilisateur avec un contenu trop complexe. Vous pouvez également utiliser ce message d’annonce de la page de présentation pour inciter les participants à “Suivre” la concertation grâce au bouton en haut de la colonne de droite. 

Ci-dessous, vous pouvez observer les différents textes paramétrés ci-dessus sur la page de présentation de la concertation. 

Il vous faut ensuite configurer la durée de votre concertation dans l'encadré "Durée". Les dates de début et de fin que vous aurez paramétré seront visibles pour l'utilisateur dans l'encadré présent à droite sur la page de présentation de la concertation. 

Les images 

L'encadré suivant, intitulé "Images", vous permet de personnaliser les images de votre concertation.  L'image de la page d'accueil est l’image présente en vignette sur la page d'accueil de votre plateforme. La plateforme adapte en permanence l’image à la taille de l’écran, en conservant toujours le centre de l’image comme repère. Par conséquent, il est conseillé de choisir des images grand format proches du carré (par exemple en 800x800 px avec les éléments essentiels autour du centre plutôt que sur les bords).

L' image d'en-tête correspond à l'image présente dans l'espace de la concertation, dans la bannière comprenant le titre, le hashtag et le sous-titre de la concertation. 

Les métadonnées permettent de renseigner les utilisateurs sur le périmètre de la concertation, son organisateur, etc. Elles s'affichent sur l'espace utilisateur dans un encadré à droite de la page de présentation. 

Ici, vous pouvez donc indiquer aux utilisateurs l'organisateur de la concertation, l'espace d'organisation (espace géographique concerné par la concertation), l'échelle (municipale, régionale, européenne, etc.), les participants, les objectifs et les modalités de la concertation. Ces dernières visent à détailler comment les utilisateurs peuvent participer à la concertation. Sur l'espace utilisateur, ces informations se déploient de la manière suivante : 

L'encadré "Les filtres" vous permet de choisir d'activer ou non les périmètres d'application. Paramétrés préalablement dans l"onglet "Paramètres" de l'espace administrateur, ceux-ci vous permettent d'associer une concertation à un périmètre d'application particulier. Le plus souvent, ces périmètres sont géographiques. 

L'encadré "Visibilité" vous permet de faire entrer votre concertation dans un groupe de processus (voir l'article sur les groupes de concertation). Vous pouvez également transformer votre concertation en une concertation privée en cochant "Espace privé". Ainsi, seuls les utilisateurs que vous aurez ajouté à l'espace pourront effectivement voir l'espace et y contribuer. Le bouton "Mise en avant" permet d'épingler la concertation en haut de page dans la page d’index de toutes les concertations et de l'afficher en première vignette sur la page d’accueil de la plateforme.

L'encadré "Concertations liées" permet de lier votre concertation à d'autres concertations de la plateforme. Vous en pouvez sélectionnez dans la liste déroulante à choix multiples.

Enfin, dans l'encadré "Autre", vous pouvez choisir d'activer ou non le bouton "Montrer les statistiques" ainsi que "Afficher les métriques". Lorsque les statistiques et les métriques sont activées, celles-ci s’affichent en bas de la page de présentation de la Concertation, et permettent aux utilisateurs de suivre l’évolution des chiffres de la Concertation. 

Dans la section "Autre" une dernière configuration est possible - le type de concertation. Les types peuvent être définis depuis les configurations générales des concertations, dans l'onglet "Type de concertation".

Les types de concertation s'affichent comme un filtre dans la liste de toutes les concertations actives.

Une fois ces champs remplis, vous pouvez Mettre à jour votre concertation ou la Publier. 

Configurer les étapes d’une concertation

Les étapes d’un processus participatif ponctuent les différentes phases de votre processus participatif. Vous le verrez plus loin : vous aurez la possibilité de configurer les modules participatifs en fonction de ces étapes.

Quand une étape est active, une pastille verte est affichée à gauche de son intitulé (voir ci-dessous). Pour activer une étape, cliquez sur la pastille grise, qui devient bleue quand la souris passe dessus. L'icône "Crayon" vous permet quant à elle de retourner sur la page de paramétrage de l'étape après l'avoir créée. 

Pour créer une étape, cliquez sur "Nouvelle étape”, et remplissez les champs ci-dessous. Seul le champ titre est obligatoire. Nous vous conseillons cependant de bien documenter votre étape afin que les utilisateurs comprennent plus facilement la temporalité du processus de concertation. Une bonne pratique pour fluidifier la navigation consiste à intégrer le lien des fonctionnalités actives directement dans le texte de description des étapes.  

Rassembler les concertations dans un groupe (ex : par thématique)

Un groupe de concertations permet de regrouper plusieurs concertations portant sur le même thème ou de diviser une large concertation en sous-concertations selon leur zone géographique.

Pour configurer un groupe de concertations, cliquez sur“Groupes de concertations”dans le menu de gauche.

Puis cliquer sur“Nouveau” dans le tableau de bord des groupes de concertations. L’écran de configuration d’un groupe de concertations s’ouvre :

Vous pouvez relier les concertations déjà créées au groupe.

A ce stade, les caractéristiques des groupes sont encore limitées. Le seul changement notable est l’apparition d’une vignette du groupe de concertations au niveau de l’index de toutes les concertations. En le sélectionnant, vous accédez aux vignettes des concertations du groupe, comme s’il s’agissait d’un sous-menu.