👀 Suivi

Présentation

La fonctionnalité “Suivi” permet aux utilisateurs de suivre l’avancement des réalisations (à l’échelle globale, par catégorie et/ou par sous-catégorie) de l’action liée à une concertation.

Grâce au module de suivi, il est en effet possible pour l’administrateur de présenter une synthèse articulée autour des réalisations décidées lors de la concertation ou au sein de l’assemblée. Les administrateurs créent ainsi des Réalisations qu'ils peuvent catégoriser et rattacher à des propositions ou à des projets d'investissements (par exemple dans le cadre d’un budget participatif). Les réalisations font l'objet d'un suivi approfondi, un historique des modifications est sauvegardé, et des pourcentages de complétion et des étapes indiquent leur avancement. Les réalisations, projets et statuts peuvent être entrés manuellement via l’espace d’administration ou importés via un fichier CSV.

Pour configurer la fonctionnalité Suivi, allez dans le sous-menu “ Fonctionnalités” de l’espace participatif dans lequel vous souhaitez ajouter ce module, cliquez sur “Ajouter une fonctionnalité” et sélectionnez “Suivi” pour ouvrir le menu de configuration du module :

Les champs suivants doivent être remplis : 

• Titre de la fonctionnalité : Vous pouvez choisir de conserver le nom “Suivi” ou de le modifier. Il apparaîtra alors dans le menu des fonctionnalités avec le nom configuré ici. Par exemple, le nom qui lui a été attribué dans le cas ci-dessous est “Réalisations” : 

• Rang d’affichage : il s’agit de l’ordre dans lequel s’affichera cette fonctionnalité parmi celles activées pour le processus. La page de présentation a le rang 0, sur l’image ci-dessus le module “Réalisations” a donc le rang 1. 
• Paramètres globaux : 
  • Cochez la case “Activer le module de commentaire” si vous souhaitez que les utilisateurs aient la capacité de commenter les Réalisations. 
  • Vous pouvez changer les noms des différents intitulés de la fonctionnalité en remplissant les champs suivants :
  • Nom pour “Catégories” :
  • Nom pour “Sous-catégories” 
  • Nom pour “Réalisations” (Réalisation de premier niveau)
  • Nom pour “Projets” (Réalisation de second niveau)
  • Cochez la case “Afficher les progrès” pour rendre visible l’état d’avancement des Réalisations.
• Paramètres d’étape par défaut : Pour chacune des étapes, cochez “Bloquer la création de nouveaux commentaires” si vous l’estimez nécessaire. Aucun commentaire ne pourra être déposé pour les étapes où vous aurez coché cette case. Dans un espace assemblée, si vous cochez cette case, les utilisateurs ne pourront créer de nouveaux commentaires même si vous avez coché “Activer le module de commentaire” dans les paramètres globaux.

Pour finir, cliquez sur “ Ajouter une fonctionnalité”.

Vous pouvez maintenant créer des Réalisations :

1. Nouvelle réalisation : permet la création d’une nouvelle réalisation et d’accéder au formulaire de saisie. 
2. Statuts : permet d’accéder à la liste des différents statuts paramétrés et à la création de nouveaux statuts de réalisations.
3. Exporter : permet d’exporter les réalisations en format CSV, JSON et excel. 

Les statuts

Vous pouvez définir plusieurs statuts pour vos réalisations, qui permettront de rendre compte de leur état d’avancement plus facilement. 

La clé ne sera pas visible pour les utilisateurs, il ne s’agit que d’un identifiant technique, vous pouvez insérer la valeur que vous souhaitez. Le nom ainsi que la description seront visibles en dessous de la réalisation (voir ci-dessous). Le nom et la description correspondent respectivement au statut et à la description sur l’espace utilisateur. Le champ ” Avancement” permet d’associer un pourcentage de réalisation au statut créé. Lorsque vous créerez une réalisation, en lui associant un statut, le champ avancement se remplira alors automatiquement avec l’avancement paramétré préalablement. 

L’avancement se traduit sur l’espace utilisateur par une jauge que l’on peut voir ci-dessus à droite de l’image. 

/!\ Attention, si un pourcentage ou un statut n’est pas renseigné, il sera automatiquement mis à 0% et fera donc baisser la moyenne de l’avancement total. /!\

Vous avez enfin la possibilité de réaliser deux sortes d’actions sur les statuts créés : les modifier (icône “Crayon”) ou les supprimer. 

Gérer les réalisations

1. Pour visualiser une réalisation existante, cliquez sur l’icône “Œil” dans la colonne de droite.
2. Pour créer des sous-réalisations au sein d'une réalisation, cliquez sur l’icône “Nouvelle réalisation”. En effet, la fonctionnalité Suivi vous permet non seulement de créer des réalisations, mais également d’englober dans celles-ci des “sous-réalisations”, puis des “sous-sous réalisations”, comme pour des poupées russes (pour plus d’informations, voir ci-dessous). 
3. Pour documenter l’évolution du projet, cliquez sur l’icône “Evolution du projet”. Vous voyez apparaître une fenêtre qui affiche les étapes déjà en cours si elles ont été créées. Pour ajouter une nouvelle étape dans la chronologie cliquez sur [Nouvelle avancée].
4. Pour éditer votre réalisation, cliquez sur l’icône “Crayon”. 
5. Pour supprimer votre réalisation, cliquez sur l’icône “Supprimer”. 

Créer une réalisation

Pour créer une réalisation, cliquez sur “ Nouvelle réalisation”. 

Vous pouvez alors configurer le titre (obligatoire), la description, et le cas échéant, la réalisation plus large dans laquelle elle se situe dans le champ “Parent” (voir ci-dessous pour plus d’informations). Vous pouvez également entrer une date de début et une date de fin pour l’exécution du projet. Dans le champ Statut, vous pourrez entrer vos différents états d’avancement préalablement configurés comme indiqué plus haut. Si vous ne souhaitez pas associer la réalisation à un statut, vous pouvez tout de même entrer un pourcentage d’exécution de la réalisation. Vous pouvez également associer vos réalisations à des catégories, ou à des propositions et des projets qui les ont inspirées.

Les propositions et projets inclus

Les champs “Propositions incluses” et "Projet inclus” vous permettent en effet d’associer les contributions qui ont inspiré la réalisation. Cliquez sur “Ajouter une proposition” pour arriver à la fenêtre suivante : 

Ici, vous pouvez lier votre réalisation à la ou les proposition(s) qui l’ont inspirée. De la même façon, vous pouvez lier votre réalisation à un projet issu d’un budget participatif, en sélectionnant le projet souhaité dans le champ “Projets inclus”. 

Sur l’espace administrateur, l’utilisateur pourra observer les propositions incluses sur la fiche de la réalisation : 

Les réalisations parentes

Les réalisations peuvent être converties en projets en leur assignant une réalisation parente. La fonctionnalité Suivi vous permet non seulement de créer des réalisations, mais également d’englober dans celles-ci des “sous-réalisations”, puis des “sous-sous réalisations”, comme pour les poupées russes ! Cela peut permettre de clarifier l’avancement des projets pour les utilisateurs.

Cette imbrication des réalisations peut être paramétrée à plusieurs endroits sur la plateforme, comme nous l’avons vu plus haut. 

D’une part, lors de la création d’une réalisation, en sélectionnant une Réalisation parente dans le champ “Parent”, et d’autre part en cliquant sur l’icône “Nouvelle réalisation” disponible sur la page de gestion des Réalisations. Les réalisations alors créées seront automatiquement paramétrées comme des sous-réalisations de la réalisation sélectionnée. Vous pourrez à tout moment défaire le lien entre une réalisation parente et une sous-réalisation en modifiant votre réalisation grâce à l’icône “Crayon”.