🎙 L'espace Conférences

Créer une conférence

L’espace Conférences vous permet de documenter des événements ayant lieu sur un ou plusieurs jours (congrès, conférence, colloque, festival, etc.) en renseignant le programme de l’événement, en centralisant les inscriptions sur la plateforme Decidim et en bénéficiant de l’ensemble des fonctionnalités présentes dans les autres espaces participatifs. 

Par défaut, cet espace n’est pas activé sur les plateformes. Si vous souhaitez l’utiliser, vous pouvez nous contacter et nous le déploierons sur votre instance. 

Afin de vous guider dans la configuration d'une conférence, nous vous présentons pas-à-pas à quoi correspondent les différents champs sur le back-office, et à quels éléments ils renvoient sur les pages de présentation d'une conférence. Ceux qui demandent une explication donnent lieu à une description. 

Pour créer une conférence, vous devez vous rendre dans l'onglet "Conférences". Vous accédez alors à la page de gestion des conférences. Appuyez sur "Nouvelle conférence". La fenêtre de configuration d’une conférence s’ouvre. 

Vous pouvez alors paramétrer le Titre de votre conférence, son Slogan, son identifiant URL, un hashtag, une brève description, et une description pour votre conférence. En cliquant sur “promu”, vous pouvez également choisir de mettre en avant votre conférence sur l’index des conférences. 

Concernant la brève description, il est important de rédiger un texte assez court et de tenir compte de sa présence dès la page d’accueil. C’est la deuxième information que l’utilisateur·ice verra après le titre de la conférence. Il faut donc veiller à ce que le contenu soit pertinent et assez général.

La description est le principal contenu de présentation du contexte, des objectifs et des modalités de votre conférence. Il faut donc le rendre le plus clair et le plus attractif possible. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Vous pouvez mettre des titres afin de rendre le texte plus structuré et donc plus lisible pour les utilisateur·ices de la plateforme.
• Vous pouvez également mettre des liens hypertexte afin de faire des références à des ressources de votre choix. Il peut s’agir de pages/contenus de la plateforme comme une charte, une FAQ, ou le lien direct vers le formulaire de dépôt de proposition ou de réponse à une enquête.
• Vous pouvez intégrer une image en la glissant-déposant depuis le bureau de votre ordinateur ou depuis n’importe quelle page web. Attention : il n’est pas possible de choisir la taille et le centrage de l’image (nous consulter en cas de question).

Vous pouvez également entrer les objectifs de la Conférence si besoin. 

Vous devez ensuite remplir plusieurs autres champs :

• La localisation de la Conférence
• L’image de la page d’accueil
• L’image d’en-tête 
• Activer les secteurs : permet de lier la Conférence à un secteur préalablement paramétré dans Paramètres>Secteurs
• Montrer les statistiques : affiche les statistiques de la Conférence au bas de la page de présentation de la Conférence
• Les dates de début et de fin de la Conférence
• Activer les inscriptions : si vous souhaitez que les utilisateur·ices puissent s’inscrire directement via Decidim
• Le nombre total de places disponibles
• Les conditions d’inscription à la conférence
• Les concertations, assemblées ou votations liées à la conférence le cas échéant

Pour finaliser la création de la Conférence, cliquez sur “Créer”. Ci-dessous, vous pouvez observer les différents textes paramétrés sur la page de présentation de la conférence.

Une fois que vous aurez configuré votre Conférence et ses fonctionnalités, n’oubliez pas de la Publier. Nous vous exposons ici uniquement les éléments qui diffèrent des Concertations. Nous n’évoquerons donc pas la configuration des Catégories, l’ajout de pièces jointes et de dossiers ou encore la modération des contributions. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités disponibles sur Decidim, veuillez vous référer à la section "Les fonctionnalités participatives" de cette documentation. 

Une fois votre Conférence créée, vous pouvez accéder au sous-menu de votre Conférence.

Documenter une Conférence

Ajouter des liens médias

Pour  ajouter des liens externes sur votre Conférence, cliquez sur “Liens médias”. Ces liens seront ensuite disponibles dans le menu “Médias” de votre Conférence. Vous pouvez également y retrouver les pièces jointes et dossiers que vous paramétrez (voir ci-dessous).

En cliquant sur “Nouveau lien media” dans l’onglet “Liens médias” de l’administration de la conférence, la fenêtre de création d’un lien média s’ouvre. Sur cette fenêtre, entrez : 

• Le Titre du lien
• L’URL du lien
• La date d’ajout du lien
• Le rang d’affichage du lien 

Cliquez ensuite sur “Créer”. 

Renseigner les partenaires de la Conférence

Pour renseigner les partenaires de votre Conférence, rendez-vous dans l’onglet “Partenaires” du sous-menu. 

Cliquez sur “Nouveau partenaire”. Dans la fenêtre nouvellement ouverte, vous êtes invités à renseigner plusieurs champs.

• Le nom du partenaire
• Le type de partenaire : Promoteur principal (organisateur) ou Collaborateur (partenaire)
• Le rang d’affichage
• Un lien renvoyant vers le site du partenaire
• Le logo du partenaire

Pour finaliser le processus, cliquez sur “Créer”. 

Renseigner les intervenant·es de la Conférence

Pour renseigner les intervenant·es de votre Conférence, rendez-vous dans l’onglet “Conférenciers” du sous-menu, puis cliquez sur “Nouveau Conférencier”. 

Pour commencer, indiquez si l’intervenant·e est utilisateur·ice ou non de la plateforme dans le champ “Type d’utilisateur”. S’il·elle a déjà un compte, cliquez sur “Utilisateur existant” dans le menu déroulant. Vous pourrez alors sélectionner l’utilisateur·ice souhaité·e en entrant les trois premières lettres de son pseudo dans la barre de recherche qui apparaît. Si l’intervenant·e n’a pas de compte sur la plateforme, cliquez sur “Nom utilisateur” et entrez ses nom et prénom. 

Vous pouvez ensuite lier cet·te intervenant·e aux différentes rencontres (ateliers, tables-rondes) de la Conférence au sein desquelles il·elle intervient. Indiquez ensuite sa Profession ainsi que l’organisme (entreprise, association, administration) auquel il est rattaché. 

Ajoutez si vous le souhaitez une courte biographie de l’intervenant·e dans le champ “Brève biographie” ainsi que son identifiant Twitter (sous le format @pseudo) et l’URL de son site personnel. Vous pouvez également importer une image d’avatar (portrait ou logo de l’organisme). 

Cliquez sur “Créer” pour finaliser la création de l’intervenant·e. 

Paramétrer les inscriptions d’une Conférence

Les types d’inscription

Pour que les utilisateur·ices puissent s’inscrire directement sur votre Conférence, vous devez avoir préalablement autorisé les Inscriptions dans la page d’Information de la Conférence. Il est également nécessaire de paramétrer au moins un type d’inscription avant que les utilisateur·ices ne puissent s’inscrire. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Types d’inscription” du sous-menu de la Conférence, puis cliquez sur “Nouveau Type d'inscription”. 

Sur cette fenêtre, entrez : 

• le Titre du type d’inscription
• le Rang d’affichage
• la description du type d’inscription
• le prix de l’inscription
• Les rencontres auxquelles donne accès ce type d’inscription

Puis, cliquez sur “Créer”. 

Sur la fenêtre de gestion des types d’inscriptions, vous pouvez supprimer en cliquant sur l’icône ❌. Sur cet index, vous pouvez également suivre l’évolution du nombre d’inscriptions. 

8.3.2. Gérer les inscriptions

Pour avoir accès à la liste des inscrit·es, rendez-vous dans l’onglet “Inscriptions d'utilisateurs” du sous-menu de la Conférence. Après s’être inscrit·e, l’utilisateur·ice reçoit une notification lui indiquant que son inscription est en attente de confirmation. Pour confirmer l’inscription, cliquez sur “Confirmer”. Vous pouvez également exporter la liste des inscrit·es en format CSV, JSON ou EXCEL en cliquant sur “Exporter”. 

8.3.3. Inviter des participant·es

Pour inviter une personne à participer à la Conférence, rendez-vous dans l’onglet “Invitations” du sous-menu de la Conférence et cliquez sur “Inviter un participant”. 

Après avoir sélectionné le Type de participant, entrez son nom et son e-mail ou entrez son pseudo dans la barre de recherche et sélectionnez le type d’inscription souhaité. 

Enfin, cliquez sur “Inviter”. 

8.3.4. Créer une attestation de présence

Pour créer un certificat de participation , rendez-vous dans l’onglet “Attestation de présence” du sous-menu de la Conférence. Vous pourrez alors paramétrer un certificat permettant aux participant·es d’obtenir un document attestant de leur participation à la Conférence. 

Sur cette fenêtre, entrez :

• Le logo officiel de la Conférence
• La signature de l’organisateur·ice de la Conférence
• La date de signature
• Le nom du signataire

Puis, cliquez sur “Sauvegarder”.