🔒 Les espaces privĂ©s

Configurer un espace de participation privé (assemblée ou concertation)

Un espace de participation privĂ© permet d’organiser une ou plusieurs dĂ©marches participatives, et d’en restreindre l’accĂšs Ă  une liste d’invitĂ©s. En effet, seul les utilisateurs prĂ©alablement invitĂ©s par l’administrateur de la plateforme pourront accĂ©der et participer Ă  une concertation privĂ©e. Elle sera invisible pour les autres utilisateurs de la plateforme. Pour mettre en place un espace de concertation privĂ©, il vous suffit de cocher la case « espace privĂ© » dans la section « VisibilitĂ© » de l’onglet « Information », puis de cliquer sur « mettre Ă  jour ».

Une fois cela fait, votre espace de concertation ne sera plus visible par les autres utilisateurs. Il est alors nĂ©cessaire d’inviter les « utilisateurs privĂ©s » afin que ceux-ci aient accĂšs Ă  la concertation privĂ©e. 

⚠ En tant qu’administrateur vous avez accĂšs en lecture Ă  l’espace. Si en tant qu’administrateur vous souhaitez vous mĂȘme y participer ajoutez-vous en tant qu’utilisateur privĂ©.

Inviter un utilisateur et lui permettre d’accĂ©der Ă  votre espace privĂ©

Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « utilisateurs privĂ©s », puis cliquez sur « nouvel utilisateur de l’espace participatif » afin d’inviter un utilisateur. 

Renseignez ensuite le nom de l’utilisateur Ă  inviter, puis son adresse mail. Cliquez ensuite sur      « CrĂ©er ». L’utilisateur recevra alors une invitation par mail lui permettant de complĂ©ter son compte et d’accĂ©der Ă  l’espace de concertation privĂ©.  

Si l’utilisateur avait dĂ©jĂ  un compte sur la plateforme, il ne recevra pas d’invitation par mail mais pourra accĂ©der Ă  l’espace privĂ© directement depuis la plateforme. 

Une fois cela fait, l’espace de concertation privĂ© sera visible pour l’utilisateur invitĂ©, et il pourra alors y participer. 

Inviter une liste d’utilisateurs et leur permettre d’accĂ©der Ă  votre espace de concertation privĂ©

Vous pouvez importer une liste d’utilisateurs afin de permettre l’accĂšs Ă  votre espace de concertation privĂ© Ă  plusieurs utilisateurs en mĂȘme temps. Cette mĂ©thode permet de gagner du temps lorsque vous devez donner l’accĂšs Ă  votre concertation Ă  un grand nombre d’utilisateur.

Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « utilisateurs privĂ©s », puis cliquez sur « importer via CSV ». 

Importez ensuite votre fichier utilisateur, au format .csv. Pour ĂȘtre pris en compte par la plateforme, votre fichier utilisateur doit contenir deux colonnes : une premiĂšre colonne comprenant les emails ; une seconde comprenant les noms d’utilisateurs correspondants. 

Une fois votre fichier importĂ©, cliquez sur « TĂ©lĂ©charger ». Les utilisateurs figurant sur le fichier vont alors recevoir un mail d’invitation leur permettant de complĂ©ter leur compte et d’accĂ©der Ă  l’espace de concertation privĂ©. 

⚠Veillez Ă  utiliser la virgule (,) (et non le point virgule (;)) comme sĂ©parateur. Pour vĂ©rifier ouvrez votre fichier avec un Ă©diteur de texte pour vĂ©rifier.

Au moment de d'exporter en .csv votre fichier Excel ou LibreOffice veillez à choisir le bon séparateur. Un article d'aide pour Libre Office, un pour Excel

Voici un exemple de fichier :

test.csv

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