🔒 Les espaces privés

Configurer un espace de participation privé (assemblée ou concertation)

Un espace de participation privé permet d’organiser une ou plusieurs démarches participatives, et d’en restreindre l’accès à une liste d’invités. En effet, seul les utilisateurs préalablement invités par l’administrateur de la plateforme pourront accéder et participer à une concertation privée. Elle sera invisible pour les autres utilisateurs de la plateforme. Pour mettre en place un espace de concertation privé, il vous suffit de cocher la case « espace privé » dans la section « Visibilité » de l’onglet « Information », puis de cliquer sur « mettre à jour ».

Une fois cela fait, votre espace de concertation ne sera plus visible par les autres utilisateurs. Il est alors nécessaire d’inviter les « utilisateurs privés » afin que ceux-ci aient accès à la concertation privée. 

⚠️ En tant qu’administrateur vous avez accès en lecture à l’espace. Si en tant qu’administrateur vous souhaitez vous même y participer ajoutez-vous en tant qu’utilisateur privé.

Inviter un utilisateur et lui permettre d’accéder à votre espace privé

Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « utilisateurs privés », puis cliquez sur « nouvel utilisateur de l’espace participatif » afin d’inviter un utilisateur. 

Renseignez ensuite le nom de l’utilisateur à inviter, puis son adresse mail. Cliquez ensuite sur      « Créer ». L’utilisateur recevra alors une invitation par mail lui permettant de compléter son compte et d’accéder à l’espace de concertation privé.  

Si l’utilisateur avait déjà un compte sur la plateforme, il ne recevra pas d’invitation par mail mais pourra accéder à l’espace privé directement depuis la plateforme. 

Une fois cela fait, l’espace de concertation privé sera visible pour l’utilisateur invité, et il pourra alors y participer. 

Inviter une liste d’utilisateurs et leur permettre d’accéder à votre espace de concertation privé

Vous pouvez importer une liste d’utilisateurs afin de permettre l’accès à votre espace de concertation privé à plusieurs utilisateurs en même temps. Cette méthode permet de gagner du temps lorsque vous devez donner l’accès à votre concertation à un grand nombre d’utilisateur.

Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet « utilisateurs privés », puis cliquez sur « importer via CSV ». 

Importez ensuite votre fichier utilisateur, au format .csv. Pour être pris en compte par la plateforme, votre fichier utilisateur doit contenir deux colonnes : une première colonne comprenant les emails ; une seconde comprenant les noms d’utilisateurs correspondants. 

Une fois votre fichier importé, cliquez sur « Télécharger ». Les utilisateurs figurant sur le fichier vont alors recevoir un mail d’invitation leur permettant de compléter leur compte et d’accéder à l’espace de concertation privé. 

⚠️Veillez à utiliser la virgule (,) (et non le point virgule (;)) comme séparateur. Pour vérifier ouvrez votre fichier avec un éditeur de texte pour vérifier.

Au moment de d'exporter en .csv votre fichier Excel ou LibreOffice veillez à choisir le bon séparateur. Un article d'aide pour Libre Office, un pour Excel

Voici un exemple de fichier :

test.csv

Une fois les utilisateurs importés ou ajoutés, vous avez aussi l'option de supprimer tous les utilisateurs de l'espace privé depuis la page qui permet d'importer les utilisateurs.