🎙 L'espace Conférences

Créer une conférence

L’espace ConfĂ©rences vous permet de documenter des Ă©vĂ©nements ayant lieu sur un ou plusieurs jours (congrès, confĂ©rence, colloque, festival, etc.) en renseignant le programme de l’évĂ©nement, en centralisant les inscriptions sur la plateforme Decidim et en bĂ©nĂ©ficiant de l’ensemble des fonctionnalitĂ©s prĂ©sentes dans les autres espaces participatifs. 

Par dĂ©faut, cet espace n’est pas activĂ© sur les plateformes. Si vous souhaitez l’utiliser, vous pouvez nous contacter et nous le dĂ©ploierons sur votre instance. 

Afin de vous guider dans la configuration d'une confĂ©rence, nous vous prĂ©sentons pas-Ă -pas Ă  quoi correspondent les diffĂ©rents champs sur le back-office, et Ă  quels Ă©lĂ©ments ils renvoient sur les pages de prĂ©sentation d'une confĂ©rence. Ceux qui demandent une explication donnent lieu Ă  une description. 

Pour crĂ©er une confĂ©rence, vous devez vous rendre dans l'onglet "ConfĂ©rences". Vous accĂ©dez alors Ă  la page de gestion des confĂ©rences. Appuyez sur "Nouvelle confĂ©rence". La fenĂŞtre de configuration d’une confĂ©rence s’ouvre. 

Vous pouvez alors paramĂ©trer le Titre de votre confĂ©rence, son Slogan, son identifiant URL, un hashtag, une brève description, et une description pour votre confĂ©rence. En cliquant sur “promu”, vous pouvez Ă©galement choisir de mettre en avant votre confĂ©rence sur l’index des confĂ©rences. 

Concernant la brève description, il est important de rédiger un texte assez court et de tenir compte de sa présence dès la page d’accueil. C’est la deuxième information que l’utilisateur verra après le titre de la conférence. Il faut donc veiller à ce que le contenu soit pertinent et assez général.

La description est le principal contenu de présentation du contexte, des objectifs et des modalités de votre conférence. Il faut donc le rendre le plus clair et le plus attractif possible. L’éditeur de texte étant encore limité sur Decidim, voici quelques conseils pour y parvenir :

  • Vous pouvez mettre des titres afin de rendre le texte plus structurĂ© et donc plus lisible pour les utilisateurs de la plateforme.
  • Vous pouvez Ă©galement mettre des liens hypertexte afin de faire des rĂ©fĂ©rences Ă  des ressources de votre choix. Il peut s’agir de pages/contenus de la plateforme comme une charte, une FAQ, ou le lien direct vers le formulaire de dĂ©pĂ´t de proposition ou de rĂ©ponse Ă  une enquĂŞte.
  • Vous pouvez intĂ©grer une image en la glissant-dĂ©posant depuis le bureau de votre ordinateur ou depuis n’importe quelle page web. Attention : il n’est pas possible de choisir la taille et le centrage de l’image (nous consulter en cas de question).

Vous pouvez Ă©galement entrer les objectifs de la ConfĂ©rence si besoin est. 

Vous devez ensuite remplir plusieurs autres champs :

  • La localisation de la ConfĂ©rence
  • L’image de la page d’accueil
  • L’image d’en-tĂŞte 
  • Activer les secteurs : permet de lier la ConfĂ©rence Ă  un secteur prĂ©alablement paramĂ©trĂ© dans Paramètres>Secteurs
  • Montrer les statistiques : affiche les statistiques de la ConfĂ©rence au bas de la page de prĂ©sentation de la ConfĂ©rence
  • Les dates de dĂ©but et de fin de la ConfĂ©rence
  • Activer les inscriptions : si vous souhaitez que les utilisateurs puissent s’inscrire directement via Decidim
  • Le nombre total de places disponibles
  • Les conditions d’inscription Ă  la confĂ©rence
  • Les concertations, assemblĂ©es ou votations liĂ©es Ă  la confĂ©rence le cas Ă©chĂ©ant

Pour finaliser la création de la Conférence, cliquez sur “Créer”. Ci-dessous, vous pouvez observer les différents textes paramétrés sur la page de présentation de la conférence.

Une fois que vous aurez configurĂ© votre ConfĂ©rence et ses fonctionnalitĂ©s, n’oubliez pas de la Publier. Nous vous exposons ici uniquement les Ă©lĂ©ments qui diffèrent des Concertations. Nous n’évoquerons donc pas la configuration des CatĂ©gories, l’ajout de pièces jointes et de dossiers ou encore la modĂ©ration des contributions (voir section 4.6). Pour plus d’informations sur les fonctionnalitĂ©s disponibles sur Decidim, veuillez vous rĂ©fĂ©rer Ă  la section 5. de cette documentation. 

Une fois votre Conférence créée, vous pouvez accéder au sous-menu de votre Conférence. Dans le sous-menu

Documenter une Conférence

Ajouter des liens médias

Pour  ajouter des liens externes sur votre ConfĂ©rence, cliquez sur “Liens mĂ©dias”. Ces liens seront ensuite disponibles dans le menu “MĂ©dias” de votre ConfĂ©rence. Vous pouvez Ă©galement y retrouver les pièces jointes et dossiers que vous paramĂ©trez (voir ci-dessous).

En cliquant sur “Nouveau” dans l’onglet “Liens mĂ©dias” de l’administration de la confĂ©rence, la fenĂŞtre de crĂ©ation d’un lien mĂ©dia s’ouvre. Sur cette fenĂŞtre, entrez : 

  • Le Titre du lien
  • L’URL du lien
  • La date d’ajout du lien
  • Le rang d’affichage du lien 

Cliquez ensuite sur “CrĂ©er”. 

Renseigner les partenaires de la Conférence

Pour renseigner les partenaires de votre ConfĂ©rence, rendez-vous dans l’onglet “Partenaires” du sous-menu. 

Cliquez sur “Nouveau”. Dans la fenêtre nouvellement ouverte, vous êtes invités à renseigner plusieurs champs.

  • Le nom du partenaire
  • Le type de partenaire : Promoteur principal (organisateur) ou Collaborateur (partenaire)
  • Le rang d’affichage
  • Un lien renvoyant vers le site du partenaire
  • Le logo du partenaire

Pour finaliser le processus, cliquez sur “CrĂ©er”. 

Renseigner les intervenants de la Conférence

Pour renseigner les intervenants de votre ConfĂ©rence, rendez-vous dans l’onglet “Intervenants” du sous-menu, puis cliquez sur “Nouveau”. 

Pour commencer, indiquez si l’intervenant est utilisateur ou non de la plateforme dans le champ “Type d’utilisateur”. S’il a dĂ©jĂ  un compte, cliquez sur “Utilisateur existant” dans le menu dĂ©roulant. Vous pourrez alors sĂ©lectionner l’utilisateur souhaitĂ© en entrant les trois premières lettres de son pseudo dans la barre de recherche qui apparaĂ®t. Si l’intervenant n’a pas de compte sur la plateforme, cliquez sur “Non utilisateur” et entrez ses nom et prĂ©nom. 

Vous pouvez ensuite lier cet intervenant aux diffĂ©rentes rencontres (ateliers, tables-rondes) de la ConfĂ©rence au sein desquelles il intervient. Indiquez ensuite sa Profession ainsi que l’organisme (entreprise, association, administration) auquel il est rattachĂ©. 

Ajoutez si vous le souhaitez une courte biographie de l’intervenant dans le champ “Brève biographie” ainsi que son identifiant Twitter (sous le format @pseudo) et l’URL de son site personnel. Vous pouvez Ă©galement importer une image d’avatar (portrait ou logo de l’organisme). 

Cliquez sur “CrĂ©er” pour finaliser la crĂ©ation de l’intervenant. 

Paramétrer les inscriptions d’une Conférence

Les types d’inscription

Pour que les utilisateurs puissent s’inscrire directement sur votre ConfĂ©rence, vous devez avoir prĂ©alablement autorisĂ© les Inscriptions dans la page d’Information de la ConfĂ©rence. Il est Ă©galement nĂ©cessaire de paramĂ©trer au moins un type d’inscription avant que les utilisateurs ne puissent s’inscrire. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet “Types d’inscription” du sous-menu de la ConfĂ©rence, puis cliquez sur “Nouveau”. 

Sur cette fenĂŞtre, entrez : 

  • le Titre du type d’inscription
  • le Rang d’affichage
  • la description du type d’inscription
  • le prix de l’inscription
  • Les rencontres auxquelles donne accès ce type d’inscription

Puis, cliquez sur “CrĂ©er”. 

Sur la fenĂŞtre de gestion des types d’inscriptions, vous pouvez publier et dĂ©publier les types d’inscriptions en cliquant sur les icĂ´nes âś” ou âś–. Vous pouvez Ă©galement Ă©diter un type d’inscription en cliquant sur l’icĂ´ne “Crayon”, ou bien le supprimer en cliquant sur l’icĂ´ne ❌. Sur cet index, vous pouvez Ă©galement suivre l’évolution du nombre d’inscriptions. 

8.3.2. GĂ©rer les inscriptions

Pour avoir accès Ă  la liste des inscrits, rendez-vous dans l’onglet “Inscriptions” du sous-menu de la ConfĂ©rence. Après s’être inscrit, l’utilisateur reçoit une notification lui indiquant que son inscription est en attente de confirmation. Pour confirmer l’inscription, cliquez sur “Confirmer”. Vous pouvez Ă©galement exporter la liste des inscrits en format CSV, JSON ou EXCEL en cliquant sur “Exporter”. 

8.3.3. Inviter des participants

Pour inviter une personne Ă  participer Ă  la ConfĂ©rence, rendez-vous dans l’onglet “Invitations” du sous-menu de la ConfĂ©rence et cliquez sur “Inviter un participant”. 

Après avoir sĂ©lectionnĂ© le Type de participant, entrez son nom et son Email ou entrez son pseudo dans la barre de recherche et sĂ©lectionnez le type d’inscription souhaitĂ©. 

Enfin, cliquez sur “Inviter”. 

8.3.4. Créer un certificat de participation

Pour crĂ©er un certificat de participation , rendez-vous dans l’onglet “Certification de participation” du sous-menu de la ConfĂ©rence. Vous pourrez alors paramĂ©trer un certificat permettant aux participants d’obtenir un document attestant de leur participation Ă  la ConfĂ©rence. 

Sur cette fenĂŞtre, entrez :

  • Le logo officiel de la ConfĂ©rence
  • La signature de l’organisateur de la ConfĂ©rence
  • La date de signature
  • Le nom du signataire

Puis, cliquez sur “Sauvegarder”. 

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